பணியாளர் கோப்புகள்: எவ்வளவு நேரம் தரவை வைத்திருக்க முடியும்?

முதலாளிகள் காலப்போக்கில் தங்கள் ஊழியர்களைப் பற்றிய பல தரவுகளைச் செயலாக்குகிறார்கள். இந்த தரவு அனைத்தும் பணியாளர் கோப்பில் சேமிக்கப்படுகிறது. இந்தக் கோப்பில் முக்கியமான தனிப்பட்ட தரவு உள்ளது, இந்த காரணத்திற்காக, இது பாதுகாப்பாகவும் சரியாகவும் செய்யப்பட வேண்டியது அவசியம். இந்தத் தரவை வைத்திருக்க முதலாளிகள் எவ்வளவு காலம் அனுமதிக்கப்படுகிறார்கள் (அல்லது, சில சந்தர்ப்பங்களில், தேவை)? இந்த வலைப்பதிவில், பணியாளர் கோப்புகளின் சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு காலம் மற்றும் அதை எவ்வாறு கையாள்வது என்பது பற்றி மேலும் படிக்கலாம்.

பணியாளர் கோப்பு என்றால் என்ன?

மேலே குறிப்பிட்டுள்ளபடி, ஒரு முதலாளி தனது ஊழியர்களின் பணியாளர் தரவை அடிக்கடி கையாள வேண்டும். இந்த தரவு சரியாக சேமிக்கப்பட்டு பின்னர் அழிக்கப்பட வேண்டும். இது ஒரு பணியாளர் கோப்பு மூலம் செய்யப்படுகிறது. பணியாளர்(கள்), வேலை ஒப்பந்தங்கள், செயல்திறன் அறிக்கைகள் மற்றும் பலவற்றின் பெயர் மற்றும் முகவரி விவரங்கள் இதில் அடங்கும். இந்தத் தரவுகள் AVG விதிமுறைகளைப் பின்பற்றும் தேவைகளுக்கு இணங்க வேண்டும், மேலும் குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு வைத்திருக்க வேண்டும்.

(உங்கள் பணியாளர்கள் கோப்பு AVG இன் தேவைகளைப் பூர்த்திசெய்கிறதா என்பதை நீங்கள் அறிய விரும்பினால், எங்கள் பணியாளர்கள் கோப்பு AVG சரிபார்ப்புப் பட்டியலைப் பார்க்கவும் இங்கே)

பணியாளர் தரவை வைத்திருத்தல்

AVG தனிப்பட்ட தரவுகளுக்கு குறிப்பிட்ட தக்கவைப்பு காலங்களை வழங்காது. ஒரு பணியாளர் கோப்பின் தக்கவைப்பு காலத்திற்கு நேரடியான பதில் இல்லை, ஏனெனில் அது பல்வேறு வகையான (தனிப்பட்ட) தரவுகளைக் கொண்டுள்ளது. ஒவ்வொரு வகை தரவுகளுக்கும் வெவ்வேறு தக்கவைப்பு காலம் பொருந்தும். நபர் இன்னும் பணியாளராக இருக்கிறாரா, அல்லது வேலையை விட்டுவிட்டாரா என்பதையும் இது பாதிக்கிறது.

தக்கவைப்பு காலங்களின் வகைகள்

மேலே குறிப்பிட்டுள்ளபடி, ஒரு பணியாளர் கோப்பில் தனிப்பட்ட தரவை வைத்திருப்பது தொடர்பான வெவ்வேறு தக்கவைப்பு காலங்கள் உள்ளன. கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய இரண்டு அளவுகோல்கள் உள்ளன, அதாவது ஒரு ஊழியர் இன்னும் வேலையில் இருக்கிறாரா அல்லது வேலையை விட்டுவிட்டாரா. குறிப்பிட்ட தரவு எப்போது அழிக்கப்பட வேண்டும் அல்லது தக்கவைக்கப்பட வேண்டும் என்பதை பின்வருவது காட்டுகிறது.

தற்போதைய பணியாளர்கள் கோப்பு

இன்னும் பணிபுரியும் பணியாளரின் தற்போதைய பணியாளர் கோப்பில் உள்ள தரவுகளுக்கு நிலையான தக்கவைப்பு காலங்கள் அமைக்கப்படவில்லை. AVG ஆனது, பணியாளர்களின் கோப்புகளை 'புதிதாக' வைத்திருக்க முதலாளிகள் மீது ஒரு கடமையை மட்டுமே விதிக்கிறது. இதன் பொருள், பணியாளர் கோப்புகளை அவ்வப்போது மதிப்பாய்வு செய்வதற்கும் காலாவதியான தரவை அழிப்பதற்கும் காலக்கெடுவை அமைக்க முதலாளி கடமைப்பட்டிருக்கிறார்.

விண்ணப்ப விவரங்கள்

பணியமர்த்தப்படாத விண்ணப்பதாரர் தொடர்பான விண்ணப்பத் தரவு விண்ணப்ப நடைமுறை முடிந்த 4 வாரங்களுக்குள் அழிக்கப்பட வேண்டும். உந்துதல் அல்லது விண்ணப்பக் கடிதம், CV, நடத்தை பற்றிய அறிக்கை, விண்ணப்பதாரருடன் கடிதப் பரிமாற்றம் போன்ற தரவு இந்த வகையின் கீழ் வரும். விண்ணப்பதாரரின் ஒப்புதலுடன், சுமார் 1 வருடத்திற்கு தரவை வைத்திருக்க முடியும்.

மறு ஒருங்கிணைப்பு செயல்முறை

ஒரு ஊழியர் மீண்டும் ஒருங்கிணைக்கும் செயல்முறையை முடித்துவிட்டு தனது வேலைக்குத் திரும்பும்போது, ​​மறு ஒருங்கிணைப்பு முடிந்த பிறகு அதிகபட்சமாக 2 ஆண்டுகள் தக்கவைத்துக்கொள்ளும் காலம் பொருந்தும். முதலாளி சுய காப்பீட்டாளராக இருக்கும்போது இதற்கு விதிவிலக்கு உண்டு. அந்த சூழ்நிலையில், 5 ஆண்டுகள் தக்கவைப்பு காலம் பொருந்தும்.

வேலை முடிந்து அதிகபட்சம் 2 ஆண்டுகள்

ஒரு ஊழியர் வேலையை விட்டு வெளியேறிய பிறகு, பணியாளர் கோப்பில் உள்ள (தனிப்பட்ட) தரவுகளின் பெரும்பகுதி 2 ஆண்டுகள் வரை தக்கவைத்துக்கொள்ளும் காலத்திற்கு உட்பட்டது.

இந்த பிரிவில் அடங்கும்:

• வேலை ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் அதில் திருத்தங்கள்;
• ராஜினாமா தொடர்பான கடிதம்;
• மதிப்பீடுகள் மற்றும் செயல்திறன் மதிப்புரைகளின் அறிக்கைகள்;
• பதவி உயர்வு/தாழ்வு தொடர்பான கடிதப் பரிமாற்றம்;
• UWV மற்றும் நிறுவன மருத்துவரிடம் இருந்து நோய் பற்றிய கடிதம்;
• கேட் கீப்பர் மேம்பாட்டுச் சட்டம் தொடர்பான அறிக்கைகள்;
• பணிக்குழு உறுப்பினர் ஒப்பந்தங்கள்;
• சான்றிதழின் நகல்.

வேலை முடிந்து குறைந்தது 5 ஆண்டுகள்

சில பணியாளர்கள் கோப்பு தரவு 5 ஆண்டு தக்கவைப்பு காலத்திற்கு உட்பட்டது. எனவே, பணியாளர் வேலையை விட்டு வெளியேறிய பிறகு 5 ஆண்டுகளுக்கு இந்தத் தரவை வைத்திருக்க முதலாளி கடமைப்பட்டிருக்கிறார். இவை பின்வரும் தரவு:

• ஊதிய வரி அறிக்கைகள்;
• பணியாளர் அடையாள ஆவணத்தின் நகல்;
• இனம் மற்றும் தோற்றம் பற்றிய தரவு;
• ஊதிய வரிகள் தொடர்பான தரவு.

எனவே இந்தத் தரவுகள் பணியாளர் கோப்பில் புதிய அறிக்கைகளால் மாற்றப்பட்டாலும், குறைந்தபட்சம் ஐந்து ஆண்டுகளுக்கு சேமிக்கப்பட வேண்டும்.

வேலை முடிந்து குறைந்தது 7 ஆண்டுகள்

அடுத்ததாக, முதலாளியிடம் 'வரி தக்கவைப்பு கடமை' என்று அழைக்கப்படும். இது 7 வருட காலத்திற்கு அனைத்து அடிப்படை பதிவுகளையும் வைத்திருக்க முதலாளியை கட்டாயப்படுத்துகிறது. எனவே இதில் அடிப்படை தரவு, ஊதிய அலங்கரிப்புகள், ஊதியப் பதிவுகள் மற்றும் சம்பள ஒப்பந்தங்கள் ஆகியவை அடங்கும்.

காலாவதியான தக்கவைப்பு காலம்?

ஒரு பணியாளர் கோப்பிலிருந்து அதிகபட்சமாக தக்கவைத்துக்கொள்ளும் காலம் காலாவதியாகிவிட்டால், முதலாளி அந்தத் தரவைப் பயன்படுத்த முடியாது. இந்த தரவு பின்னர் அழிக்கப்பட வேண்டும்.

குறைந்தபட்ச தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியாகிவிட்டால், முதலாளி மே இந்த தரவை அழிக்கவும். குறைந்தபட்ச தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியாகி, தரவை அழிக்குமாறு பணியாளர் கோரும்போது விதிவிலக்கு பொருந்தும்.

பணியாளர்களின் கோப்பு தக்கவைப்பு காலங்கள் அல்லது பிற தரவுகளுக்கான தக்கவைப்பு காலங்கள் பற்றி உங்களிடம் கேள்விகள் உள்ளதா? அப்படியானால், எங்களை தொடர்பு கொள்ளவும். நமது வேலைவாய்ப்பு வழக்கறிஞர்கள் உங்களுக்கு உதவ மகிழ்ச்சியாக இருக்கும்!