டச்சு சட்டம் வாடிக்கையாளர் தரவை வைத்திருப்பதற்கு இருதரப்பு அணுகுமுறையை எடுக்கிறது. நிதி ஆவணங்கள் போன்ற வணிகப் பதிவுகளை வரிச் சட்டத்தின் கீழ் குறைந்தது ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க வேண்டும், அதே நேரத்தில் தனிப்பட்ட தரவுகள் GDPR அதன் நோக்கத்திற்காக தேவையானதை விட நீண்ட நேரம் வைத்திருக்கக்கூடாது.

இது சட்டப்பூர்வ கடமைகளை நிறைவேற்றுவதற்கும் தனியுரிமை உரிமைகளை மதிப்பதற்கும் இடையில் ஒரு கவனமான சமநிலையை உருவாக்குகிறது.

பல நிறுவனங்கள் பல்வேறு வகையான வாடிக்கையாளர் தகவல்களை எவ்வளவு காலம் சட்டப்பூர்வமாக சேமிக்க முடியும் என்பதைப் புரிந்து கொள்ள சிரமப்படுகின்றன. நீங்கள் நிதிப் பதிவுகள், பணியாளர் தரவு அல்லது பொதுவான வாடிக்கையாளர் விவரங்களைக் கையாளுகிறீர்களா என்பதைப் பொறுத்து விதிகள் மாறுபடும்.

சில தக்கவைப்பு காலங்கள் குறிப்பிட்ட சட்டங்களால் அமைக்கப்படுகின்றன, மற்றவை உங்கள் வணிகத் தேவைகளின் அடிப்படையில் நியாயமான முடிவுகளை எடுக்க உங்களைக் கோருகின்றன.

இந்த வழிகாட்டி நெதர்லாந்தில் தரவு தக்கவைப்பை நிர்வகிக்கும் சட்ட கட்டமைப்பை விளக்குகிறது மற்றும் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு பொருத்தமான தக்கவைப்பு அட்டவணைகளை எவ்வாறு தீர்மானிப்பது என்பதைக் காட்டுகிறது.

பல்வேறு தரவு வகைகளுக்கான சட்டப்பூர்வ தேவைகள், தரவு நீக்கத்தை எவ்வாறு முறையாக நிர்வகிப்பது மற்றும் உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அவர்களின் தகவல் தொடர்பாக என்ன உரிமைகள் உள்ளன என்பதைப் பற்றி நீங்கள் அறிந்து கொள்வீர்கள்.

டச்சு சட்டத்தின் கீழ் தரவு தக்கவைப்பின் முக்கிய கோட்பாடுகள்

டச்சு சட்டம் வாடிக்கையாளர் தரவைத் தக்கவைத்துக் கொள்ளும்போது மூன்று முக்கிய கொள்கைகளைப் பின்பற்ற வேண்டும் என்று அது கோருகிறது: நீங்கள் தரவை அதன் அசல் நோக்கத்திற்காக மட்டுமே வைத்திருக்க வேண்டும், தேவையான குறைந்தபட்ச தொகையைச் சேகரிக்க வேண்டும், மேலும் உங்கள் தக்கவைப்பு முடிவுகளை தெளிவாக ஆவணப்படுத்த வேண்டும்.

தனிப்பட்ட தரவு செயலாக்கத்தில் நோக்க வரம்பு

நீங்கள் சேகரித்த குறிப்பிட்ட நோக்கத்திற்காக மட்டுமே தனிப்பட்ட தரவைத் தக்கவைத்துக்கொள்ள முடியும். நீங்கள் சேகரித்திருந்தால் வாடிக்கையாளர் தகவல் ஒரு ஆர்டரைச் செயல்படுத்த, அந்த நோக்கத்திற்காக நீங்கள் தனி ஒப்புதல் பெறாவிட்டால், அந்தத் தரவை காலவரையின்றி சந்தைப்படுத்துதலுக்காக வைத்திருக்க முடியாது.

எந்தவொரு தரவையும் சேகரிப்பதற்கு முன் தெளிவான நோக்கங்களை வரையறுக்க GDPR உங்களைக் கோருகிறது. அந்த நோக்கம் முடிந்ததும், உங்கள் சட்ட அடிப்படை தக்கவைப்பும் முடிகிறது.

உதாரணமாக, நீங்கள் ஒரு வாடிக்கையாளர் பரிவர்த்தனையை முடித்தவுடன் மற்றும் சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு வேறு முறையான நோக்கம் இல்லாவிட்டால், காலம் காலாவதியானால், நீங்கள் அவர்களின் தரவை நீக்க வேண்டும்.

செல்லுபடியாகும் சட்டப்பூர்வ காரணம் இல்லாமல் பழைய தரவை மீண்டும் பயன்படுத்த முடியாது. உங்கள் வணிக சூழ்நிலைகள் மாறி, ஏற்கனவே உள்ள வாடிக்கையாளர் தரவைப் புதிய நோக்கத்திற்காகப் பயன்படுத்த விரும்பினால், அது அசல் சேகரிப்பு நோக்கத்துடன் இணங்குகிறதா என்பதை நீங்கள் மதிப்பிட வேண்டும் அல்லது புதிய ஒப்புதலைப் பெற வேண்டும்.

தரவு குறைப்பு மற்றும் அவசியம்

உங்கள் நோக்கத்தை அடையத் தேவையான குறைந்தபட்ச தனிப்பட்ட தரவை மட்டுமே நீங்கள் சேகரித்து வைத்திருக்க வேண்டும். இதன் பொருள், பின்னர் பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்று கருதி வாடிக்கையாளர் தகவல்களை நீங்கள் வைத்திருக்க முடியாது.

டச்சு வரிச் சட்டம் நீங்கள் ஏழு ஆண்டுகளுக்கு நிதிப் பதிவுகளைத் தக்கவைத்துக் கொள்ள வேண்டும் என்று கோருகிறது. இருப்பினும், நீங்கள் அனைத்து வாடிக்கையாளர் விவரங்களையும் ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க முடியும் என்று அர்த்தமல்ல.

நீங்கள் சட்டப்படி வைத்திருக்க வேண்டியவற்றை, மற்ற நோக்கங்களுக்காகச் சேகரித்தவற்றிலிருந்து பிரிக்க வேண்டும்.

சேமிக்கப்பட்ட தரவை நீங்கள் தொடர்ந்து மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும் என்று டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையம் எதிர்பார்க்கிறது. உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள்: இந்த தகவல் உங்களுக்கு இன்னும் தேவையா? அடையாளம் காணக்கூடிய வடிவத்தில் வைத்திருப்பதற்கு பதிலாக அதை அநாமதேயமாக்க முடியுமா?

பதில் இல்லை என்றால், நீங்கள் தரவை நீக்க வேண்டும் அல்லது அநாமதேயமாக்க வேண்டும்.

வெளிப்படைத்தன்மை மற்றும் பொறுப்புக்கூறல்

நீங்கள் உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்கள் நீங்கள் ஏன் அவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்தீர்கள் என்பதை விளக்குங்கள். டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையம் இந்தத் தகவலைக் கோரலாம் மற்றும் உங்கள் முடிவுகள் நியாயமானவையா என்பதை மதிப்பிடும்.

உங்கள் தனியுரிமை அறிக்கை வாடிக்கையாளர்களின் தரவை எவ்வளவு காலம் வைத்திருப்பீர்கள் என்பதைத் தெளிவாகத் தெரிவிக்க வேண்டும். தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியானவுடன் அல்லது அவர்களின் தகவல் உங்களுக்குத் தேவையில்லாதபோது நீக்குதலைக் கோர மக்களுக்கு உரிமை உண்டு.

உங்கள் தனியுரிமைக் கொள்கையில் உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்களை தெளிவான நியாயங்களுடன் பதிவு செய்ய வேண்டும். இது தணிக்கைகளின் போது உங்களைப் பாதுகாக்கிறது மற்றும் வாடிக்கையாளர்கள் உங்கள் தரவு நடைமுறைகள்.

நீங்கள் அவர்களின் தரவை அதிக நேரம் வைத்திருப்பதாக வாடிக்கையாளர்கள் நம்பினால், அவர்கள் டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையத்திடம் புகார் அளிக்கலாம்.

தக்கவைப்பு காலங்களை நிர்வகிக்கும் சட்ட கட்டமைப்பு

நெதர்லாந்தில் தரவுத் தக்கவைப்புக்கான சட்டக் கட்டமைப்பு ஐரோப்பிய மற்றும் தேசிய சட்டங்களை ஒருங்கிணைக்கிறது, GDPR அடித்தளத்தை அமைக்கிறது மற்றும் டச்சு சட்டங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகளைச் சேர்க்கின்றன.

Autoriteit Persoonsgegevens இணக்கத்தை மேற்பார்வையிடுகிறது, அதே நேரத்தில் வணிகங்கள் சட்டரீதியான கடமைகளை சமப்படுத்த வேண்டும் தரவு பாதுகாப்பு கொள்கைகள்.

GDPR மற்றும் டச்சு அமலாக்கச் சட்டம்

நெதர்லாந்தில் தரவு தக்கவைப்புக்கான முதன்மை சட்ட அடிப்படையை பொது தரவு பாதுகாப்பு ஒழுங்குமுறை (GDPR) உருவாக்குகிறது. இது வாடிக்கையாளர் தரவுகளுக்கான குறிப்பிட்ட தக்கவைப்பு காலங்களைக் குறிப்பிடவில்லை.

அதற்கு பதிலாக, நீங்கள் தனிப்பட்ட தரவைச் செயலாக்கும் நோக்கங்களுக்காகத் தேவையானதை விட நீண்ட நேரம் வைத்திருக்கக்கூடாது என்ற கொள்கையை இது நிறுவுகிறது.

டச்சு தரவு பாதுகாப்புச் சட்டம் (DGIA) தேசிய அளவில் GDPR ஐ செயல்படுத்துகிறது. தனிப்பட்ட தரவை நீங்கள் எவ்வாறு கையாளுகிறீர்கள் என்பதை நிர்வகிக்க இந்த சட்டம் GDPR உடன் இணைந்து செயல்படுகிறது.

தற்போதைய தனியுரிமை தரநிலைகளுடன் சீரமைப்பை உறுதி செய்வதற்காக, கூட்டுச் சட்டத் தரவுப் பாதுகாப்பு (Verzamelwet Gegevensbescherming) சமீபத்தில் DGIA மற்றும் தொடர்புடைய தரவுப் பாதுகாப்புச் சட்டங்களைத் திருத்தியுள்ளது.

உங்கள் தனியுரிமை கொள்கை உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்களை ஆவணப்படுத்த வேண்டும் மற்றும் அவற்றை நீங்கள் ஏன் தேர்ந்தெடுத்தீர்கள் என்பதை நியாயப்படுத்த வேண்டும். மேலும் நீங்கள் தெரிவிக்க வேண்டும் தரவு பாடங்கள் உங்கள் தனியுரிமை அறிக்கையில் அவர்களின் தரவை நீங்கள் எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்கிறீர்கள் என்பது பற்றிய தகவல்களைக் குறிப்பிடவும்.

டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையத்தின் பங்கு

Autoriteit Persoonsgegevens (AP) என்பது தரவு தக்கவைப்புத் தேவைகளைச் செயல்படுத்தும் டச்சு தரவுப் பாதுகாப்பு ஆணையமாகும். உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்கள் உங்கள் செயலாக்க நோக்கங்களுக்காக நியாயமானவையா மற்றும் அவசியமானவையா என்பதை AP மதிப்பிடுகிறது.

உங்கள் தரவு நடைமுறைகளை AP விசாரிக்கும்போது, ​​உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்களை நியாயப்படுத்தும் ஆவணங்களை நீங்கள் வழங்க வேண்டும். உங்கள் நியாயமான தேவைகளுக்கு ஏற்ப, நீங்கள் தனிப்பட்ட தரவை மிகக் குறுகிய காலத்திற்கு வைத்திருக்கிறீர்களா என்பதை ஆணையம் மதிப்பீடு செய்கிறது.

தக்கவைப்பு காலம் முடிந்த பிறகும் நீங்கள் அவர்களின் தரவை நீக்கத் தவறினால், தனிநபர்கள் AP-யிடம் புகார் அளிக்கலாம். இந்தப் புகார்களை விசாரித்து, நீங்கள் தரவுப் பாதுகாப்புச் சட்டங்களை மீறினால் அமலாக்க நடவடிக்கை எடுக்க AP-க்கு அதிகாரம் உள்ளது.

சட்டரீதியான மற்றும் சுயநிர்ணய தக்கவைப்பு கடமைகள்

டச்சு சட்டம் கட்டாய சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு காலங்கள் மற்றும் நீங்களே தீர்மானிக்கும் தக்கவைப்பு காலங்களை வேறுபடுத்துகிறது. குறிப்பிட்ட சட்டத்திற்கு நீண்ட சேமிப்பு தேவைப்படும்போது சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு காலங்கள் GDPR கொள்கைகளை மீறுகின்றன.

நிதி பதிவுகள் டச்சு வரிச் சட்டத்தின் கீழ் ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க வேண்டும். GDPR குறைப்புக் கொள்கைகளைப் பொருட்படுத்தாமல் இந்தத் தேவை பொருந்தும்.

பணியாளர் தரவு, தகவலின் வகை மற்றும் அதன் நோக்கத்தைப் பொறுத்து மாறுபடும் கட்டாய தக்கவைப்பு காலங்களைக் கொண்டுள்ளது.

சட்டப்பூர்வ தேவைகள் இல்லாத வாடிக்கையாளர் தரவுகளுக்கு, உங்கள் செயலாக்க நோக்கங்களின் அடிப்படையில் பொருத்தமான தக்கவைப்பு காலங்களை நீங்கள் தீர்மானிக்கிறீர்கள். நிலுவையில் உள்ள இன்வாய்ஸ்களைக் கண்காணிக்க, ஒப்பந்தங்களை நிறைவேற்ற அல்லது பிற சட்டப்பூர்வமான வணிகத் தேவைகளுக்கு எவ்வளவு காலம் தரவு தேவை என்பதை நீங்கள் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

உங்கள் தொழில்துறையில் பொதுவான தக்கவைப்பு காலங்களை வரையறுக்கும் நடத்தை விதிகள் மூலம் துறை நிறுவனங்கள் வழிகாட்டுதலை வழங்கக்கூடும்.

பொருத்தமான தக்கவைப்பு அட்டவணைகளைத் தீர்மானித்தல்

தக்கவைப்பு காலங்களை நிர்ணயிப்பதற்கு சட்டப்பூர்வ கடமைகள், செயல்பாட்டுத் தேவைகள் மற்றும் GDPR தேவைகள் ஆகியவற்றை கவனமாக மதிப்பிடுவது அவசியம். உங்கள் வணிக நோக்கங்களைப் பூர்த்தி செய்ய போதுமான அளவு தரவை வைத்திருப்பதை சமநிலைப்படுத்த வேண்டும், அதே நேரத்தில் தேவையானதை விட நீண்ட நேரம் வைத்திருக்கக்கூடாது.

சட்டபூர்வமான நோக்கம் மற்றும் கால அளவை மதிப்பிடுதல்

ஒவ்வொரு தக்கவைப்பு காலத்தையும் நீங்கள் தரவைச் சேகரித்த நோக்கத்துடன் நேரடியாக இணைக்க வேண்டும். GDPR இன் நோக்க வரம்புக் கொள்கையின்படி, வாடிக்கையாளர் தரவை காலவரையின்றி வைத்திருக்க முடியாது.

அசல் நோக்கத்தை நிறைவேற்ற உங்களுக்கு எவ்வளவு காலம் உண்மையிலேயே தகவல் தேவை என்று உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள்.

டச்சு வரிச் சட்டத்தின் கீழ் நிதிப் பதிவுகளுக்கு பொதுவாக ஏழு ஆண்டுகள் தக்கவைப்பு தேவைப்படுகிறது. இருப்பினும், சந்தைப்படுத்துதலுக்கு மட்டுமே பயன்படுத்தப்படும் வாடிக்கையாளர் தொடர்பு விவரங்கள் ஒன்று அல்லது இரண்டு ஆண்டுகளுக்கு மட்டுமே தேவைப்படலாம்.

நீங்கள் ஒவ்வொரு தரவு வகையையும் தனித்தனியாக மதிப்பீடு செய்ய வேண்டும்.

சட்ட நடவடிக்கைகள் நீண்ட கால தக்கவைப்பை தேவைப்படுத்துமா என்பதைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள். வாடிக்கையாளர் தகராறு நடந்து கொண்டிருந்தால், அந்த விஷயம் தீர்க்கப்படும் வரை தொடர்புடைய தரவை நீங்கள் வைத்திருக்க வேண்டியிருக்கும்.

இருப்பினும், நோக்கம் காலாவதியானவுடன், நீங்கள் தகவலை நீக்க வேண்டும் அல்லது அநாமதேயமாக்க வேண்டும்.

துறை நிறுவனங்கள் சில நேரங்களில் குறிப்பிட்ட தொழில்களுக்கு பரிந்துரைக்கப்பட்ட தக்கவைப்பு அட்டவணைகளை வெளியிடுகின்றன. உங்கள் துறையில் உள்ள மற்ற நிறுவனங்கள் நியாயமானவை என்று கருதுவதைத் தீர்மானிக்க இந்த வழிகாட்டுதல்கள் உங்களுக்கு உதவும்.

நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த காலங்கள் உங்கள் கூறப்பட்ட நோக்கங்களுக்கு விகிதாசாரமாக உள்ளதா என்பதை டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையம் மதிப்பிடுகிறது.

கொள்கைகளில் தக்கவைப்பை ஆவணப்படுத்துதல்

உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்களைப் பதிவுசெய்து, அவற்றை ஏன் தேர்ந்தெடுத்தீர்கள் என்பதை விளக்க வேண்டும். டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையம் உங்கள் நடைமுறைகளை கேள்வி கேட்டால், இந்த ஆவணம் உங்களைப் பாதுகாக்கும்.

நீங்கள் செயலாக்கும் ஒவ்வொரு வகை வாடிக்கையாளர் தரவிற்கும் குறிப்பிட்ட காலக்கெடுவைச் சேர்க்கவும்.

உங்கள் உள் தரவு தக்கவைப்பு கொள்கைகள் ஒவ்வொரு தரவு வகையையும் அதன் தொடர்புடைய தக்கவைப்பு காலத்துடன் பட்டியலிட வேண்டும். எடுத்துக்காட்டாக:

தரவு வகை	தக்கவைக்கும் காலம்	சட்ட அடிப்படை
விலைப்பட்டியல் பதிவுகள்	7 ஆண்டுகள்	வரி சட்டம்
வாடிக்கையாளர் தொடர்பு விவரங்கள்	கடைசியாக வாங்கிய 2 ஆண்டுகளுக்குப் பிறகு	முறையான வட்டி
சந்தைப்படுத்தல் ஒப்புதல் பதிவுகள்	ஒப்புதல் காலம் + 1 வருடம்	சட்டபூர்வமான கடமை

உங்கள் தனியுரிமை அறிக்கை, தரவு சம்பந்தப்பட்டவர்களுக்கு அவர்களின் தகவல்களை நீங்கள் எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்கிறீர்கள் என்பது குறித்து தெரிவிக்க வேண்டும். வாடிக்கையாளர்கள் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய தெளிவான மொழியைப் பயன்படுத்தவும்.

"தேவைப்படும் வரை" போன்ற தெளிவற்ற சொற்றொடர்கள் GDPR வெளிப்படைத்தன்மை தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யவில்லை.

செயல்பாட்டு, சட்ட மற்றும் வணிகத் தேவைகளை சமநிலைப்படுத்துதல்

தக்கவைப்பு அட்டவணைகளை அமைக்கும்போது நீங்கள் போட்டி நிறைந்த கோரிக்கைகளை எதிர்கொள்கிறீர்கள். செயல்பாட்டுத் திறன், எளிதான அணுகலுக்காக எல்லா தரவையும் நிரந்தரமாக வைத்திருப்பதை பரிந்துரைக்கலாம்.

இருப்பினும், GDPR-க்கு மிகக் குறுகிய தக்கவைப்பு காலம் தேவைப்படுகிறது.

சட்டப்பூர்வ கடமைகள் நீங்கள் புறக்கணிக்க முடியாத குறைந்தபட்ச தக்கவைப்பு காலங்களை உருவாக்குகின்றன. உங்கள் விருப்பங்களைப் பொருட்படுத்தாமல் வரி பதிவுகள் ஏழு ஆண்டுகள் வரை இருக்க வேண்டும்.

வேலைவாய்ப்பு தொடர்பான தரவுகளுக்கு குறிப்பிட்ட விதிகள் உள்ளன, பெரும்பாலான பணியாளர் தகவல்கள் வேலைவாய்ப்பு முடிந்த இரண்டு ஆண்டுகளுக்குப் பிறகு மட்டுமே.

வணிகத் தேவைகள் உடனடி நோக்கத்திற்கு அப்பால் தக்கவைப்பை நியாயப்படுத்தக்கூடும். வருமானம் அல்லது உத்தரவாதக் கோரிக்கைகளைக் கையாள நீங்கள் கொள்முதல் வரலாற்றை வைத்திருக்கலாம்.

நிலுவையில் உள்ள இன்வாய்ஸ்களைக் கண்காணிப்பது அவசியம், அதாவது பணம் பெறும் வரை தொடர்புடைய வாடிக்கையாளர் தரவை வைத்திருத்தல்.

உங்களுக்கு இனி அவர்களின் தகவல் தேவையில்லை என்றாலோ அல்லது சட்டப்பூர்வ காலங்கள் காலாவதியாகிவிட்டாலோ, தரவுப் பொருள்கள் நீக்கத்தைக் கோரலாம்.

சேமிக்கப்பட்ட தரவை நீங்கள் தொடர்ந்து மதிப்பாய்வு செய்து, அதன் தக்கவைப்பு காலத்திற்குப் பிறகு எதையும் நீக்க வேண்டும். தானியங்கி நீக்குதல் அமைப்புகள் கைமுறை மேற்பார்வை இல்லாமல் இணக்கத்தை உறுதிப்படுத்த உதவுகின்றன.

தரவு வகையின் அடிப்படையில் சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு காலங்களின் கண்ணோட்டம்

டச்சு சட்டம் பல்வேறு வகையான வணிகத் தரவுகளுக்கு குறிப்பிட்ட குறைந்தபட்ச தக்கவைப்பு காலங்களை அமைக்கிறது. வரிச் சட்டங்கள் பெரும்பாலான நிதிப் பதிவுகளுக்கு ஏழு ஆண்டுகள் தேவைப்படுகின்றன, அதே நேரத்தில் வேலைவாய்ப்பு மற்றும் சுகாதாரப் பாதுகாப்புத் தரவுகள் அவற்றின் சொந்த காலக்கெடுவுடன் தனித்தனி சட்ட கட்டமைப்பைப் பின்பற்றுகின்றன.

நிதி மற்றும் வரி பதிவுகள்

டச்சு வரிச் சட்டத்தின் கீழ் நீங்கள் பெரும்பாலான நிதி பதிவுகளை ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க வேண்டும். இந்தத் தக்கவைப்பு கடமை கொள்முதல் மற்றும் விற்பனை பதிவுகள், இன்வாய்ஸ்கள், வங்கி அறிக்கைகள் மற்றும் வருடாந்திர கணக்குகளுக்குப் பொருந்தும்.

ஏழு ஆண்டு காலம், பதிவு உருவாக்கப்பட்ட நிதியாண்டின் இறுதியில் தொடங்குகிறது.

உங்கள் கிரெடிட் மற்றும் டெபிட் கணக்குகளும் இந்த ஏழு ஆண்டு தேவையின் கீழ் வருகின்றன. இதில் லெட்ஜர்கள், ஜர்னல்கள் மற்றும் உங்கள் வணிக பரிவர்த்தனைகளை நிரூபிக்கும் துணை ஆவணங்கள் ஆகியவை அடங்கும்.

தினசரி செயல்பாடுகளுக்கு இனி உங்களுக்குத் தேவைப்படாவிட்டாலும், தக்கவைப்பு காலம் முடிவடைவதற்கு முன்பு இந்தப் பதிவுகளை நீக்கவோ அழிக்கவோ முடியாது.

பணப் பதிவேடு பதிவுகள் மற்றும் விற்பனை புள்ளி தரவு ஆகியவை அதே ஏழு ஆண்டு காலத்திற்கு வைத்திருக்கப்பட வேண்டும். வரி அதிகாரிகள் தணிக்கைகள் அல்லது விசாரணைகளின் போது இந்த ஆவணங்களைக் கோரலாம்.

நீங்கள் சரியான பதிவுகளை பராமரிக்கத் தவறினால், டச்சு வரி அலுவலகத்திலிருந்து அபராதம் அல்லது அபராதம் விதிக்கப்படலாம்.

மனித வளங்கள் மற்றும் பணியாளர் தரவு

பணியாளரின் சம்பளப் பதிவுகள், வேலைவாய்ப்பு முடிந்த பிறகு ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்கப்பட வேண்டும். இதில் சம்பளச் சீட்டுகள், வரிப் படிவங்கள் மற்றும் ஓய்வூதிய பங்களிப்புகள் ஆகியவை அடங்கும்.

வரி நோக்கங்களுக்காகவும், ஊதியங்கள் அல்லது சலுகைகள் பற்றிய சாத்தியமான தகராறுகளுக்காகவும் இந்த ஆவணங்கள் உங்களுக்குத் தேவைப்படும்.

தரவு வகையைப் பொறுத்து பணியாளர் கோப்புகள் வெவ்வேறு தேவைகளைக் கொண்டுள்ளன. ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் வேலை விண்ணப்பங்கள் போன்ற அடிப்படை வேலைவாய்ப்பு பதிவுகள், உங்கள் நிறுவனத்தை விட்டு வெளியேறிய பிறகு இரண்டு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க வேண்டும்.

மருத்துவச் சான்றிதழ்கள் மற்றும் மருத்துவ விடுப்பு பதிவுகள் பொதுவாக இரண்டு ஆண்டுகளுக்குப் பிறகு, விரைவில் அழிக்கப்படலாம்.

செயல்திறன் மதிப்பாய்வுகள் மற்றும் ஒழுங்குமுறை பதிவுகளுக்கு குறுகிய தக்கவைப்பு காலங்கள் தேவைப்படுகின்றன. அவை தொடர்புடையதாக இருக்கும் வரை மட்டுமே நீங்கள் இவற்றை வைத்திருக்க வேண்டும் வேலை உறவு.

ஒரு ஊழியர் வெளியேறியவுடன், சட்ட நடவடிக்கைகள் நிலுவையில் இல்லாவிட்டால், நீங்கள் வழக்கமாக ஒன்று முதல் இரண்டு ஆண்டுகளுக்குள் இவற்றை நீக்கலாம்.

சுகாதாரம் மற்றும் மருத்துவ கோப்புகள்

டச்சு சுகாதாரப் பராமரிப்புச் சட்டத்தின் கீழ் மருத்துவப் பதிவுகள் குறைந்தது 20 ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்கப்பட வேண்டும். கடந்தகால சிகிச்சைகள் குறித்து கேள்விகள் எழுந்தால், இந்த நீண்ட தக்கவைப்பு காலம் நோயாளிகள் மற்றும் சுகாதார வழங்குநர்கள் இருவரையும் பாதுகாக்கிறது.

சிறார்களைப் பற்றிய சில பதிவுகளை, எடுத்துக்காட்டாக, இன்னும் நீண்ட காலம் வைத்திருக்க வேண்டியிருக்கும்.

நோயாளி கோப்புகளில் நோயறிதல் தகவல்கள், சிகிச்சைத் திட்டங்கள், சோதனை முடிவுகள் மற்றும் கடிதப் போக்குவரத்து ஆகியவை அடங்கும். இவற்றை நீங்கள் பாதுகாப்பாக சேமித்து வைக்க வேண்டும், மேலும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஊழியர்கள் மட்டுமே அவற்றை அணுக முடியும் என்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும்.

தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியான பிறகு, அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலைத் தடுக்கும் வகையில் பதிவுகளை அழிக்க வேண்டும்.

மருந்தகங்கள் மருந்துச் சீட்டுப் பதிவுகளுக்கு இதே போன்ற விதிகளைப் பின்பற்றுகின்றன. மருந்து வரலாற்றைக் கண்காணிக்கவும் பிழைகளைத் தடுக்கவும் இவற்றை 15 ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க வேண்டும்.

சுகாதாரப் பராமரிப்பு தொடர்பான காப்பீட்டு கோரிக்கைகள் மற்றும் பில்லிங் பதிவுகளுக்கும் நீட்டிக்கப்பட்ட தக்கவைப்பு காலங்கள் தேவைப்படுகின்றன.

கல்வி மற்றும் சட்ட ஆவணங்கள்

கல்வி நிறுவனங்கள் மாணவர் பதிவுகளை ஆவண வகையின் அடிப்படையில் குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு வைத்திருக்க வேண்டும். டிப்ளோமாக்கள் மற்றும் பட்டச் சான்றிதழ்கள் பொது பதிவுச் சட்டத்தின் கீழ் வருகின்றன, மேலும் அவை நிரந்தரமாக வைத்திருக்கப்பட வேண்டும்.

இந்தப் பதிவுகள் தகுதிகளை நிரூபிக்கின்றன, மேலும் முன்னாள் மாணவர்கள் நகல்களைக் கோர அனுமதிக்கின்றன.

ஒரு மாணவர் தனது படிப்பை முடித்த பிறகு குறைந்தது இரண்டு ஆண்டுகளுக்கு தேர்வு முடிவுகள் மற்றும் மதிப்பெண்களை வைத்திருக்க வேண்டும். பாடநெறி பதிவு மற்றும் வருகைப் பதிவுகளுக்கு பொதுவாக குறுகிய கால அவகாசம் தேவைப்படுகிறது, கல்வியாண்டு முடிந்த ஒன்று முதல் இரண்டு ஆண்டுகள் வரை.

ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் ஒப்பந்தங்கள் போன்ற சட்ட ஆவணங்கள் ஒப்பந்தத்தின் காலத்திற்கும் ஏழு ஆண்டுகளுக்கும் மேலாக வைத்திருக்கப்பட வேண்டும். நீதிமன்ற ஆவணங்கள் மற்றும் கடிதப் போக்குவரத்து வழக்கறிஞர்கள் சட்ட நடவடிக்கைகள் செயலில் இருக்கும்போதும், அதன் பிறகு குறைந்தது 20 ஆண்டுகளுக்கும் தக்கவைக்கப்பட வேண்டும்.

நோட்டரி பத்திரங்கள் அதிகாரப்பூர்வ சட்ட சான்றாக செயல்படுவதால் நிரந்தர தக்கவைப்பு தேவைப்படுகிறது.

தரவு நீக்கம் மற்றும் அழிவை நிர்வகித்தல்

தக்கவைப்பு காலங்கள் காலாவதியானவுடன், உங்கள் கணினிகளிலிருந்து தனிப்பட்ட தரவை நீங்கள் தீவிரமாக அகற்ற வேண்டும். காலாவதியான தக்கவைப்பு காலங்கள் இருந்தபோதிலும் தரவு பாதுகாக்கப்பட வேண்டிய சூழ்நிலைகளைக் கணக்கிடும் அதே வேளையில், நீங்கள் தரவை எவ்வாறு நீக்குகிறீர்கள் என்பதையும், உங்கள் அழிக்கும் முறைகளின் சரியான ஆவணங்களையும் டச்சு சட்டம் கவனமாகக் கோருகிறது.

நீக்குவதற்குத் தயாராக உள்ள தரவை அடையாளம் காணுதல்

எந்தத் தகவல் அதன் தக்கவைப்பு காலத்தின் முடிவை எட்டியுள்ளது என்பதைக் கண்டறிய, உங்கள் சேமிக்கப்பட்ட வாடிக்கையாளர் தரவை நீங்கள் தொடர்ந்து மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். பல்வேறு வகை தரவுகள் எப்போது சேகரிக்கப்பட்டன, அவை எப்போது நீக்கத் தகுதி பெற்றன என்பதைக் கண்காணிக்கும் ஒரு அமைப்பை அமைக்கவும்.

இதில் வாடிக்கையாளர் பதிவுகள், கடிதப் போக்குவரத்து, பரிவர்த்தனை விவரங்கள் மற்றும் சந்தைப்படுத்தல் விருப்பத்தேர்வுகள் ஆகியவை அடங்கும். குறைந்தபட்சம் காலாண்டுக்கு ஒருமுறையாவது உங்கள் தரவுத்தளங்கள் மற்றும் தாக்கல் முறைகளைச் சரிபார்க்க ஒரு அட்டவணையை உருவாக்கவும்.

பல நிறுவனங்கள் தானியங்கி கருவிகளைப் பயன்படுத்துகின்றன, அவை தரவு அதன் நீக்குதல் தேதியை நெருங்கும்போது அதைக் கொடியிடுகின்றன அல்லது தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியாகும் போது எச்சரிக்கைகளை அனுப்புகின்றன. காப்புப்பிரதி சேவையகங்கள் மற்றும் காப்பகப்படுத்தப்பட்ட கோப்புகள் உட்பட, உங்கள் கணினிகளில் வாடிக்கையாளர் தரவு எங்கு வாழ்கிறது என்பதற்கான தெளிவான பட்டியலை நீங்கள் பராமரிக்க வேண்டும்.

உங்கள் தரவு செயலாக்கக் குழுக்கள் வெவ்வேறு தரவு வகைகளுக்கு எந்த தக்கவைப்பு காலங்கள் பொருந்தும் என்பதைப் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். டச்சு வரிச் சட்டத்தின் கீழ் நிதிப் பதிவுகளுக்கு ஏழு ஆண்டுகள் சேமிப்பு தேவைப்படுகிறது, ஆனால் சந்தைப்படுத்தல் ஒப்புதல் தரவு உறவு செயலில் இருக்கும்போது மட்டுமே தக்கவைப்பு தேவைப்படலாம்.

உங்கள் மதிப்பாய்வு செயல்முறையை ஆவணப்படுத்தவும், இதன் மூலம் டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையம் உங்கள் இணக்கத்தை சரிபார்க்க முடியும்.

பாதுகாப்பான மற்றும் இணக்கமான அழிவு முறைகள்

மீட்டெடுப்பதை சாத்தியமற்றதாக்கும் வகையில் நீங்கள் தனிப்பட்ட தரவை அழிக்க வேண்டும். கோப்புகளை மறுசுழற்சி தொட்டிக்கு நகர்த்துவது அல்லது தரவுத்தள உள்ளீடுகளை நீக்குவது டச்சு சட்டத் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யாது.

டிஜிட்டல் தரவுகளுக்கு, தகவல்களை பல முறை மேலெழுதும் அல்லது சேமிப்பக சாதனங்களை உடல் ரீதியாக அழிக்கும் பாதுகாப்பான நீக்குதல் மென்பொருளைப் பயன்படுத்தவும். வாடிக்கையாளர் தரவைக் கொண்ட காகித பதிவுகளை குறுக்கு வெட்டு அல்லது மைக்ரோ-கட் ஷ்ரெடர்கள் மூலம் துண்டாக்க வேண்டும்.

வாடிக்கையாளர் தகவல்களை வழக்கமான குப்பைத் தொட்டிகளில் ஒருபோதும் அப்புறப்படுத்தாதீர்கள். அதிக அளவிலான தரவுகளுக்கு, அழிவுச் சான்றிதழ்களை வழங்கும் சான்றளிக்கப்பட்ட அழிவுச் சேவைகளைப் பயன்படுத்துவதைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள்.

பொருத்தமான அழிவு முறைகள் பின்வருமாறு:

• டிஜிட்டல் கோப்புகளுக்கான பாதுகாப்பான நீக்குதல் மென்பொருள்
• ஹார்டு டிரைவ்கள் மற்றும் சேமிப்பக ஊடகங்களின் இயற்பியல் அழிவு
• காகித ஆவணங்களை குறுக்குவெட்டு துண்டாக்குதல்
• காந்த சேமிப்பு சாதனங்களுக்கான காஸ் நீக்கம்
• ஆவணங்களுடன் சான்றளிக்கப்பட்ட மூன்றாம் தரப்பு அழிப்பு சேவைகள்

நீங்கள் தரவை எப்போது, ​​எப்படி அழித்தீர்கள் என்பதற்கான பதிவுகளை வைத்திருங்கள். தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியான பிறகு, வாடிக்கையாளர் தகவலை நீங்கள் முறையாக நீக்கிவிட்டீர்கள் என்பதை நிரூபிக்க டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையம் உங்களிடம் கேட்கலாம்.

விதிவிலக்குகள் மற்றும் சட்டப்பூர்வ இருப்புகளைக் கையாளுதல்

சில நேரங்களில் தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியானாலும் கூட உங்களால் தரவை நீக்க முடியாது. சட்ட நடவடிக்கைகள், செயலில் உள்ள விசாரணைகள் அல்லது நிலுவையில் உள்ள தகராறுகள், விஷயம் முடியும் வரை தொடர்புடைய வாடிக்கையாளர் தரவைப் பாதுகாக்க வேண்டும்.

நீங்கள் ஒரு செயல்படுத்த வேண்டும் சட்டப்பூர்வ பிடி செயல்முறை பாதிக்கப்பட்ட தரவுகளுக்கான வழக்கமான நீக்குதல் அட்டவணைகளை இடைநிறுத்துகிறது. எந்தத் தரவை நீக்க முடியாது, ஏன் என்பது குறித்த குறிப்பிட்ட விவரங்களுடன் ஒவ்வொரு சட்டப்பூர்வ தடையையும் ஆவணப்படுத்தவும்.

ஏதேனும் நிறுத்தி வைக்கப்படும்போது உங்கள் தரவு செயலாக்கக் குழுக்களுக்கு உடனடியாகத் தெரிவிக்கவும், இதனால் அவர்கள் தேவையான தகவல்களை தற்செயலாக அழிக்க மாட்டார்கள். செயலில் உள்ள நிறுத்தி வைக்கப்பட்டுள்ளவற்றைத் தொடர்ந்து மதிப்பாய்வு செய்து, சட்டப்பூர்வ அடிப்படை முடிந்ததும் அவற்றை உடனடியாக நீக்கவும்.

வாடிக்கையாளர் புகார்கள் அல்லது ஒழுங்குமுறை விசாரணைகளும் இடைநிறுத்தப்படுகின்றன. நீக்குதல் தேவைகள். உங்கள் நிறுவனம் குறித்து யாராவது டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையத்திடம் புகார் அளித்தால், அந்த நிறுவனம் அந்த விஷயத்தை தீர்க்கும் வரை அவர்களின் தரவை நீங்கள் தக்க வைத்துக் கொள்ள வேண்டும்.

இந்த விதிவிலக்குகளை உங்கள் பரந்த தரவு தக்கவைப்பு கொள்கைகளுக்கு எதிராக சமநிலைப்படுத்துங்கள், அதே நேரத்தில் சில தரவுகள் உங்கள் கணினிகளில் சாதாரண காலங்களுக்கு அப்பால் ஏன் உள்ளன என்பதற்கான தெளிவான பதிவுகளைப் பராமரிக்கவும்.

தரவுப் பொருள்களின் உரிமைகள் மற்றும் நிறுவன இணக்கம்

நீங்கள் செயலாக்கும் தரவுகளைக் கொண்ட தனிநபர்களுக்கு GDPR இன் கீழ் குறிப்பிட்ட உரிமைகள் உள்ளன, மேலும் நீங்கள் அவர்களின் கோரிக்கைகளுக்கு நிர்ணயிக்கப்பட்ட காலக்கெடுவிற்குள் பதிலளிக்க வேண்டும். உங்கள் நிறுவனம் முறையான ஆவணங்களை பராமரிக்க வேண்டும் மற்றும் Autoriteit Personsgegevens ஆல் நிர்ணயிக்கப்பட்ட மேற்பார்வைத் தேவைகளைப் பின்பற்ற வேண்டும்.

தரவு பொருள் கோரிக்கைகள் மற்றும் அழிப்பதற்கான உரிமை

தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியானவுடன் அல்லது அதன் அசல் நோக்கத்திற்காக உங்களுக்குத் தகவல் இனி தேவையில்லை என்றால், தரவு பங்கேற்பாளர்கள் தங்கள் தனிப்பட்ட தரவை நீக்கக் கோரலாம். இந்த அழிப்பு கோரிக்கைகளைப் பெற்ற ஒரு மாதத்திற்குள் நீங்கள் பதிலளிக்க வேண்டும்.

நீங்கள் கோரிக்கையை நிராகரித்தால், தரவு சம்பந்தப்பட்டவருக்கு உங்கள் காரணத்தை விளக்க வேண்டும். தேவைப்படும்போது அவர்களின் தரவை நீக்கத் தவறினால், மக்கள் டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையத்திடம் புகார்களையும் சமர்ப்பிக்கலாம்.

நீங்கள் அவர்களின் தகவல்களை நீண்ட காலமாக வைத்திருப்பதாக தரவுப் பொருள் நம்பினால், அதை எதிர்க்க அவருக்கு உரிமை உண்டு. இந்த கோரிக்கைகளைச் செயலாக்குவது சிரமமாக இருப்பதால் நீங்கள் அவற்றைப் புறக்கணிக்க முடியாது.

தரவு சம்பந்தப்பட்ட கோரிக்கைகளை கையாள்வதற்கான தெளிவான செயல்முறையை உங்கள் நிறுவனம் கொண்டிருக்க வேண்டும். கோரிக்கையை விடுக்கும் நபரின் அடையாளத்தைச் சரிபார்ப்பதும், ஏதேனும் சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு காலங்கள் இன்னும் பொருந்துமா என்பதைச் சரிபார்ப்பதும் இதில் அடங்கும்.

GDPR இணக்கத்தை நிரூபிக்க அனைத்து கோரிக்கைகளையும் உங்கள் பதில்களையும் ஆவணப்படுத்த வேண்டும்.

தக்கவைப்பு நடைமுறைகள் மூலம் GDPR இணக்கத்தை உறுதி செய்தல்

உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்களைப் பதிவுசெய்து, குறிப்பிட்ட காலக்கெடுவை ஏன் தேர்ந்தெடுத்தீர்கள் என்பதை விளக்க வேண்டும். இந்தத் தகவலை உங்கள் தனியுரிமைக் கொள்கையில் சேர்க்கவும், இதன் மூலம் Autoriteit Personsgegevens விசாரித்தால் உங்கள் காரணத்தைக் காட்ட முடியும்.

உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்கள் நியாயமானவையா மற்றும் முடிந்தவரை குறுகியவையா என்பதை அதிகாரசபை மதிப்பிடும். உங்கள் தனியுரிமை அறிக்கையில் நீங்கள் பல்வேறு வகையான தனிப்பட்ட தரவை எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்கிறீர்கள் என்பது தெளிவாகக் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.

இந்த வெளிப்படைத்தன்மை தரவு சம்பந்தப்பட்டவர்கள் உங்கள் நடைமுறைகளைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறது. தக்கவைப்பு காலத்தை மீறிய தகவல்களை அடையாளம் காண, உங்கள் சேமிக்கப்பட்ட தனிப்பட்ட தரவையும் நீங்கள் தொடர்ந்து சரிபார்க்க வேண்டும்.

தக்கவைப்பு காலம் முடிந்ததும், நீங்கள் தரவைப் பாதுகாப்பாக அழிக்க வேண்டும் அல்லது அதை முழுவதுமாக அநாமதேயமாக்க வேண்டும். மருத்துவத் தரவு போன்ற முக்கியமான தகவல்களுக்கு, நீங்கள் பாதுகாப்பான அழிவு முறைகளைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.

இணக்கத்தைப் பராமரிக்க உதவும் வகையில், டிஜிட்டல் அமைப்புகள் முன்னரே தீர்மானிக்கப்பட்ட நேரங்களில் தரவை தானாகவே நீக்க முடியும்.

அதிகாரிகளால் அறிக்கையிடுதல் மற்றும் மேற்பார்வை செய்தல்

தரவு தக்கவைப்புக்கான GDPR தேவைகளை நிறுவனங்கள் பின்பற்றுகின்றனவா என்பதை Autoriteit Persoonsgegevens கண்காணிக்கிறது. அவர்கள் உங்கள் நடைமுறைகளை ஆராய்ந்து உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்கள் மற்றும் நீக்குதல் நடைமுறைகளின் ஆவணங்களைக் கோரலாம்.

நீங்கள் அவர்களின் விசாரணைகளுக்கு ஒத்துழைத்து அவர்கள் கோரும் தகவலை வழங்க வேண்டும். தனிப்பட்ட தரவு சம்பந்தப்பட்ட தரவு மீறலை நீங்கள் சந்தித்தால், 72 மணி நேரத்திற்குள் டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையத்திடம் புகாரளிக்க வேண்டும்.

மீறல் அவர்களின் உரிமைகள் மற்றும் சுதந்திரங்களுக்கு அதிக ஆபத்தை ஏற்படுத்தினால், பாதிக்கப்பட்ட தரவு நபர்களுக்கு நேரடியாகத் தெரிவிக்க வேண்டும். இதில் பாகுபாடு, மோசடி, நிதி சேதம் அல்லது நற்பெயருக்கு சேதம் ஏற்படும் அபாயங்களும் அடங்கும்.

உங்கள் துறை நிறுவனம் உங்கள் தொழில்துறைக்கான நிலையான தக்கவைப்பு காலங்கள் குறித்த வழிகாட்டுதலை வழங்கக்கூடும். அங்கீகரிக்கப்பட்ட தொழில் தரநிலைகளைப் பின்பற்றுவது உங்கள் இணக்க முயற்சிகள்.

இருப்பினும், உங்கள் குறிப்பிட்ட சூழ்நிலைகள் மற்றும் சட்டப்பூர்வ கடமைகளின் அடிப்படையில் பொருத்தமான தக்கவைப்பு காலங்களைத் தீர்மானிப்பதற்கு நீங்கள் பொறுப்பாவீர்கள்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

டச்சு சட்டம் வணிகங்கள் கட்டாய தக்கவைப்பு காலங்களை சமநிலைப்படுத்த வேண்டும் என்று கோருகிறது வணிக பதிவுகள் GDPR இன் கீழ் தனிப்பட்ட தரவுகளுக்கான அதிகபட்ச தக்கவைப்பு வரம்புகளுடன். நிதி பதிவுகள் பொதுவாக ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்கப்பட வேண்டும், அதே நேரத்தில் தனிப்பட்ட தரவு அதன் நோக்கத்திற்காக தேவைப்படும் வரை மட்டுமே தக்கவைக்கப்பட வேண்டும்.

நெதர்லாந்தில் வாடிக்கையாளர் தரவைச் சேமிப்பதற்கான சட்டப்பூர்வத் தேவைகள் என்ன?

வாடிக்கையாளர் தரவைச் சேமிக்கும்போது டச்சு வணிகப் பதிவுத் தேவைகள் மற்றும் GDPR விதிமுறைகள் இரண்டிற்கும் நீங்கள் இணங்க வேண்டும். நிதித் தகவல்களைக் கொண்ட வணிகப் பதிவுகளுக்கு வரிச் சட்டத்தின் கீழ் ஏழு ஆண்டுகள் தக்கவைப்பு காலம் தேவைப்படுகிறது.

சொத்து தொடர்பான பதிவுகள் குறைந்தது பத்து ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்கப்பட வேண்டும். GDPR இன் கீழ், தனிப்பட்ட தரவை செயலாக்குவதற்கு உங்களுக்கு சட்டப்பூர்வ அடிப்படை தேவை.

நீங்கள் வாடிக்கையாளர் தரவைச் சேகரித்த நோக்கத்திற்காகத் தேவையான காலம் வரை மட்டுமே வைத்திருக்க வேண்டும். உங்கள் குறிப்பிட்ட சூழ்நிலை மற்றும் வணிகத் தேவைகளின் அடிப்படையில் பொருத்தமான தக்கவைப்பு காலங்களைத் தீர்மானிக்க டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையம் உங்களை எதிர்பார்க்கிறது.

உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்களை ஆவணப்படுத்தவும், அவற்றை ஏன் தேர்ந்தெடுத்தீர்கள் என்பதை விளக்கவும் நீங்கள் கடமைப்பட்டிருக்கிறீர்கள். இந்தத் தகவல் உங்கள் தனியுரிமைக் கொள்கை மற்றும் தனியுரிமை அறிக்கையில் தோன்ற வேண்டும், இதனால் வாடிக்கையாளர்கள் தங்கள் தரவை நீங்கள் எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்கிறீர்கள் என்பதைப் புரிந்துகொள்வார்கள்.

டச்சு தனியுரிமை விதிமுறைகளின் கீழ் ஒரு வணிகம் எவ்வளவு காலம் தனிப்பட்ட தரவைத் தக்கவைத்துக்கொள்ள அனுமதிக்கப்படுகிறது?

தனிப்பட்ட தரவுகளுக்கு GDPR ஒரு குறிப்பிட்ட அதிகபட்ச தக்கவைப்பு காலத்தை நிர்ணயிக்கவில்லை. உங்கள் வணிக நோக்கம் மற்றும் சட்டப்பூர்வ கடமைகளின் அடிப்படையில் பொருத்தமான தக்கவைப்பு காலத்தை நீங்களே தீர்மானிக்கிறீர்கள்.

இருப்பினும், தனிப்பட்ட தரவைத் தேவையானதை விட நீண்ட நேரம் வைத்திருக்க முடியாது. தக்கவைப்பு காலங்களைத் தீர்மானிக்கும்போது நீங்கள் பல காரணிகளைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

வரிச் சட்டங்களால் தேவைப்படும் சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு காலங்கள் பொருந்துமா என்பதைச் சரிபார்க்கவும். உங்கள் தரவு உங்களுக்கு எவ்வளவு காலம் உண்மையிலேயே தேவை என்பதை மதிப்பிடுங்கள் வணிக நடவடிக்கைகள்.

நீங்கள் எப்போதும் மிகக் குறுகிய தக்கவைப்பு காலத்தை இலக்காகக் கொள்ள வேண்டும். வாடிக்கையாளர்கள் தங்கள் தரவை நீக்கக் கோரினால், உங்கள் தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியாகிவிட்டால், நீங்கள் அவர்களின் தகவலை நீக்க வேண்டும்.

ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு தரவைத் தக்கவைத்துக்கொள்ள உங்களுக்கு சட்டப்பூர்வ கடமை இருக்கும்போது மட்டுமே விதிவிலக்கு.

வாடிக்கையாளர் தகவல்களைக் கையாளும் டச்சு நிறுவனங்களுக்கான தரவு வைத்திருத்தல் கடமைகளைச் சுருக்கமாகக் கூற முடியுமா?

டச்சு வரிச் சட்டத்தின் கீழ் நீங்கள் குறைந்தது ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வணிகப் பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டும். இதில் நிதி ஆவணங்கள் மற்றும் வணிக பரிவர்த்தனைகள் தொடர்பான பதிவுகள் அடங்கும்.

நீங்கள் சொத்து தொடர்பான தரவைக் கையாண்டால், அந்தப் பதிவுகளை பத்து ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க வேண்டும். GDPR இன் கீழ் தனிப்பட்ட தரவுகளுக்கு, நீங்கள் தேவையானதை விட அதிக நேரம் தகவல்களைச் சேமிக்கக்கூடாது.

உங்கள் வணிக நோக்கம் மற்றும் சட்டத் தேவைகளின் அடிப்படையில் என்ன தேவை என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்கிறீர்கள். உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்களை ஆவணப்படுத்தி அவற்றை உங்கள் தனியுரிமைக் கொள்கையில் சேர்க்க வேண்டும்.

சேமிக்கப்பட்ட தரவைத் தொடர்ந்து மதிப்பாய்வு செய்து, தக்கவைப்பு காலங்கள் காலாவதியாகும் போது அதை நீக்க நீங்கள் கடமைப்பட்டுள்ளீர்கள். உங்கள் தனியுரிமை அறிக்கை மூலம் உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்கள் குறித்து வாடிக்கையாளர்களுக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும்.

நெதர்லாந்தில் நுகர்வோர் தரவு சட்டப்பூர்வமாக சேமிக்கப்படும் அதிகபட்ச காலம் என்ன?

GDPR இன் கீழ் நுகர்வோர் தரவைச் சேமிப்பதற்கான நிலையான அதிகபட்ச கால அளவு எதுவும் இல்லை. தக்கவைப்பு காலம் நீங்கள் தரவைச் சேகரித்த நோக்கத்தையும் பொருந்தக்கூடிய எந்தவொரு சட்டப்பூர்வ கடமைகளையும் பொறுத்தது.

உங்கள் சட்டபூர்வமான வணிகத் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யும் மிகக் குறுகிய தக்கவைப்பு காலத்தை நீங்கள் பயன்படுத்த வேண்டும். வரிச் சட்டம் நிதிப் பதிவுகளுக்கு ஏழு ஆண்டுகள் தக்கவைப்பைக் கோரினால், அந்தத் தரவை ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்கலாம்.

இந்தக் காலம் காலாவதியானவுடன், வேறு சட்டப்பூர்வ அடிப்படை இல்லாவிட்டால், நீங்கள் தரவை நீக்க வேண்டும். சந்தைப்படுத்தல் நோக்கங்களுக்காக அல்லது பிற கட்டாயமற்ற பயன்பாடுகளுக்கு, தரவு எப்போது தேவையற்றதாகிறது என்பதைப் பொறுத்து குறுகிய தக்கவைப்பு காலங்களை நீங்கள் அமைக்க வேண்டும்.

எதிர்காலத்தில் உங்களுக்குத் தரவு தேவைப்படலாம் என்பதற்காக அதை வைத்திருப்பதை நியாயப்படுத்த முடியாது. நோக்கம் தற்போதையதாகவும் குறிப்பிட்டதாகவும் இருக்க வேண்டும்.

நெதர்லாந்தில் தரவு தக்கவைப்பு வரம்புகளுக்கு இணங்காததால் ஏற்படும் விளைவுகள் என்ன?

நீங்கள் தக்கவைப்பு வரம்புகளுக்கு இணங்கத் தவறினால், டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையம் உங்கள் நிறுவனத்தை விசாரிக்க முடியும். உங்கள் தக்கவைப்பு காலங்கள் நியாயமற்றவை அல்லது மிக நீண்டவை என்று ஆணையம் கண்டறிந்தால், நீங்கள் அமலாக்க நடவடிக்கையை எதிர்கொள்ள நேரிடும்.

இதில் அபராதம் மற்றும் தரவை நீக்க உத்தரவுகள் அடங்கும். தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியான பிறகும் நீங்கள் அவர்களின் தரவை நீக்க மறுத்தால், வாடிக்கையாளர்கள் அதிகாரசபையிடம் புகார் அளிக்கலாம்.

உங்களுக்குத் தேவையில்லாதபோது அவர்களின் தனிப்பட்ட தரவை நீக்கக் கோர அவர்களுக்கு உரிமை உண்டு. சரியான காரணங்கள் இல்லாமல் அத்தகைய கோரிக்கைகளை நீங்கள் மறுத்தால், நீங்கள் ஒழுங்குமுறை அபராதங்கள்.

இணங்காதது உங்கள் நற்பெயருக்கு சேதம் விளைவித்து, அரித்துவிடும். வாடிக்கையாளர் நம்பிக்கை. நீங்கள் யாருடைய தரவு உரிமைகளை மீறியுள்ளீர்களோ அவர்களிடமிருந்து சிவில் வழக்குகளை எதிர்கொள்ள நேரிடும்.

நெதர்லாந்தில் தக்கவைப்பு காலம் முடிந்த பிறகு, வாடிக்கையாளர் தரவை சட்டப்பூர்வமாக அகற்றுவதற்கான செயல்முறையை நீங்கள் கோடிட்டுக் காட்ட முடியுமா?

தக்கவைப்பு காலம் முடிவடைந்த தகவலை அடையாளம் காண, நீங்கள் வைத்திருக்கும் தனிப்பட்ட தரவை நீங்கள் தொடர்ந்து மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும்.

தரவு இனி தேவையில்லை அல்லது தக்கவைப்பு காலம் காலாவதியாகிவிட்டால், நீங்கள் அதை உடனடியாக அழிக்க வேண்டும்.

புள்ளிவிவர நோக்கங்களுக்காக தரவை வைத்திருக்க விரும்பினால், அதை அழிப்பதற்குப் பதிலாக அநாமதேயமாக்கலாம்.

தனிப்பட்ட தரவை, குறிப்பாக மருத்துவ பதிவுகள் போன்ற முக்கியமான தகவல்களை அழிக்கும்போது நீங்கள் சரியான கவனம் செலுத்த வேண்டும்.

டிஜிட்டல் தரவுகளுக்கு, முன்னரே தீர்மானிக்கப்பட்ட நேரங்களில் தானாகவே தகவல்களை நீக்கும் அமைப்புகளைப் பயன்படுத்தலாம்.

அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலைத் தடுக்கும் பாதுகாப்பான அழிவு முறைகள் இயற்பியல் பதிவுகளுக்குத் தேவை.

உங்கள் ஒட்டுமொத்த தரவு பாதுகாப்பு இணக்கத்தின் ஒரு பகுதியாக உங்கள் தரவு அழிப்பு செயல்முறைகளை ஆவணப்படுத்த வேண்டும்.

இது டச்சு தரவு பாதுகாப்பு ஆணையத்திற்கு, நீங்கள் தக்கவைப்பு கடமைகளை தீவிரமாக எடுத்துக்கொள்கிறீர்கள் என்பதையும், தரவு வாழ்க்கைச் சுழற்சி.